Toda organização detém de um ciclo de reuniões formais destinadas a compartilhar informações, resolver problemas, planejar projetos, revisar o desempenho, tomar decisões e alinhar interesses. Todas estas atividades levam as empresas a realizarem reuniões longas e cansativas, acarretando em falta de produtividade e estresse por conta da quantidade de informações. Logo, para que sua reunião gere elogios e não bocejo, certifique-se de seguir as orientações abaixo:

1. Analise o seu propósito e defina objetivos claros
Analisar, primeiramente, o que pretende alcançar. Depois, se uma reunião é o melhor caminho e, por último, desenvolver um conjunto claro de objetivos mensuráveis.

2. Crie uma agenda e distribuí-la com antecedência                                            
É necessário fornecer o contexto e parâmetros com antecedência, para que os participantes da reunião saibam o que precisa acertar e preparar suas contribuições.

3. Convide as pessoas certas e o número certo
Se objetivo é compartilhar rapidamente informações relevantes, o grupo pode ser grande. Mas se a interação e troca de informações são  importantes, o tamanho torna-se mais importante. Muitas pessoas podem sufocar a criatividade e poucos podem limitá-la. Cinco a oito é uma boa variedade. Pense em quem pode ajudá-lo a atingir o seu o cumprimento dos objetivos, pois às vezes específica expertise é necessária.

4. Defina regras básicas
O grupo pode decidir, no início da reunião: deixar apenas um pessoa falar e não permitir interrupções,  estabelecer um tempo fixo para contribuições, limitar conversas que se afastam do tópico principal, certificando- se que todos são ouvidos e incentivados a dar diferentes pontos de vista.

5. Inicie e termine no tempo
O mediador da reunião terá de nomear um facilitador que controle o tempo. Mesmo assim, se o grupo atrasar, recomenda-se tentar priorizar os temas da agenda restantes ou, caso o tempo se esgote no meio de uma discussão importante, pergunte ao grupo se está tudo bem ir além da hora final agendada.

6. Esclareça as etapas e responsabilidades de ação
Envolve os passos que a reunião terá e o plano de ação que responderá o objetivo principal.

7. Documente
Envolve distribuir as notas de reunião para seus participantes, contendo: os pontos principais com as decisões tomadas, as etapas da ação, responsabilidades e prazo.

 Fonte: 

Harvard Business School. Guide to Making Every Meeting Matter, 2011. Disponível em: <http://www.breakpoint.dk/Editor/assets/GuideBook_m%C3%B8der_HBR_maj2011.pdf>. Acesso em: 30 de maio de 2016.